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Riunioni di lavoro, ecco come farle funzionare

Le riunioni di lavoro fanno dormire o sono effettivamente utili alla produttività e al coordinamento? Il presidente Ronald Reagan disse: “Ho dato ordine di venire svegliato in qualsiasi momento in caso di emergenza nazionale, anche se sono ad una riunione di gabinetto”. Per questo è necessario partire col piede giusto.

Fornire un programma chiaro: riunioni senza un programma preciso possono essere inutili e costituire una perdita di tempo collettiva. Quando manca il senso dell’orientamento, si può parlare per ore senza realizzare nulla di valore. È essenziale attenersi al compito con un’agenda che guidi la discussione, rimanere sul punto e trasmettere un messaggio diretto. Quando gli incontri sono facili da seguire, i partecipanti lasciano la stanza con risposte chiare alle loro domande importanti. Anche se vengono all’incontro con solo un vago senso dell’ordine del giorno, le riunioni gestite in modo efficiente forniscono direzione attuabile che i dipendenti possono immediatamente implementare nei loro compiti quotidiani.

Tenere a mente il tempo: il tempo rimane la nostra risorsa più scarsa e, purtroppo, è la più facile da sperperare. Riunioni fiume possono essere il segnale che al management non interessa utilizzare in modo efficiente il tempo e terminare in ritardo ha un effetto domino sulla produttività per il resto delle attività della giornata. Al contrario, riunioni precipitose possono far perdere la concentrazione e terminare senza la dovuta chiarezza.

Facilitare l’onere di prendere appunti: prendere appunti personali può portare a incomprensioni. Va presa in considerazione la possibilità di coinvolgere qualcuno incaricato di inviare un report finale a tutti i partecipanti della riunione.

Inviare un riepilogo post-riunione: è fin troppo facile dimenticare tutto ciò che è stato discusso in una riunione, una volta passati al compito successivo. Un concetto classico che illustra il declino nella conservazione della memoria, è dello psicologo tedesco Herrmann Ebbinghaus che mostra la difficoltà del cervello nel conservare le informazioni senza aiuti per la memoria. Entro un mese il cervello conserva solo circa 2-4 minuti di una riunione di 60 minuti. I riassunti post-riunione possono aiutare, aiutando a ricordare i punti principali della discussione. Meglio inviarli come email appena possibile dopo la riunione.

Fornire immagini: ricordiamo meglio con un visualizzazione. Uno studio dell’Università di Iowa su 100 studenti universitari ha trovato che il cervello umano conserva le informazioni visive e tattili meglio degli stimoli uditivi.

I primi cinque minuti: è bene iniziare una riunione raccontando un aneddoto o ricorrendo a una statistica o a una citazione. Occorre assicurarsi, però, che siano rilevanti per la riunione in cui ci si trova, in modo che possa offrire spunti e idee. Ad esempio: Conoscete la Legge di Hendrickson: “Se un problema causa molte riunioni, alla lunga le riunioni diventeranno più’ importanti del problema”. Quindi non ci dilungheremo. Sdrammatizzare l’atmosfera predispone all’ascolto. O almeno così si spera.