14 Novembre 2019

L’open space in ufficio è la rovina della produttività

Carlotta Balena

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Ci avevano promesso che levando quel divisorio tra le scrivanie e introducendo i muri trasparenti avremmo aumentato il fatturato. Che negli open space finalmente liberi da divisioni e privacy avremmo interagito di più, tutti insieme e allegramente, proprio come una qualsiasi tech company californiana. Invece no, contrordine: gli open space inibiscono, riducono le interazioni faccia a faccia del 72%, spostano la comunicazione dal piano fisico a quello virtuale, ma soprattutto fanno diminuire la produttività dell’azienda. A sostenerlo è uno studio pubblicato da due ricercatori della Harvard Business School e Harvard University, Ethan S. Bernstein e Stephen Turban.

Abbiamo vissuto in un’era che ha demonizzato il cubicolo, allargato le stanze, buttato giù ogni divisione. Tutti dovevano incontrarsi, tutti avrebbero avuto l’occasione di parlare tra di loro e – si pensava – aumentare il proprio contributo in azienda. Da un giorno all’altro, le aziende sono diventate spazi aperti, per facilitare quella che Pierre Lévy ha chiamato “intelligenza collettiva”, cioè la predisposizione alla contaminazione tra gruppi di persone in prossimità. Gli studiosi, invece, hanno ampiamente osservato che negli spazi di studio e lavoro dove vengono rimosse le barriere l’interazione diretta tra le persone (cioè le comunicazioni faccia a faccia) diminuiscono e così anche la loro produttività.    

Per misurare empiricamente le interazioni tra le persone, gli studiosi hanno utilizzato dei sensori wearable che i dipendenti di un’azienda Usa hanno accettato di indossare per un periodo di 15 giorni. Oltre ai sensori, i ricercatori hanno anche controllato il flusso di email e messaggi che gli impiegati si sono scambiati nel periodo del test. L’obiettivo dello studio era semplice: misurare l’effetto sulle interazioni tra gli impiegati in un’azienda che sceglie di rimuovere le divisioni tra le scrivania a favore dell’open space. 

I dipendenti hanno indossato un badge con un sensore che riconosceva la presenza di altre persone nelle vicinanze e le interazioni degli impiegati attraverso un microfono: sono stati monitorati prima e dopo la trasformazione delle stanze in open space. Ebbene a fronte delle quasi 6 ore di interazioni faccia a faccia che hanno avuto quotidianamente nello spazio diviso in cubicoli, sono state misurate solo 1,7 ore di interazione per persona nell’open space. Nonostante il fatto che tutti avessero la possibilità di guardarsi in faccia in ogni momento (o forse proprio per quello), le interazioni virtuali hanno sostituito le comunicazioni verbali nell’open space. I numeri di email e messaggi lo dimostrano: i partecipanti hanno spedito il 56% in più di email agli altri dipendenti nei giorni del test. Sono aumentati anche i messaggi privati istantanei, come la comunicazione via whatsapp: un incremento del 67% dei messaggi e del 75% del numero di parole utilizzate. 

Tutto questo ha una ricaduta diretta sulla produttività: secondo le metriche comunemente usate dall’azienda per misurare le performance della società, e rivelate in maniera confidenziale ai ricercatori, dal momento che è stato introdotto l’open space i risultati dell’azienda sono scesi. Dagli esiti dello studio i ricercatori hanno estratto alcuni suggerimenti per migliorare le comunicazioni tra dipendenti. Innanzitutto tenere le scrivanie vicine può aiutare le interazioni faccia a faccia; i gruppi di lavoro devono trovarsi tutti sullo stesso piano, in quanto una distribuzione su più edifici o piani non aiuta. Gli eventi aziendali sono importanti per il team building: hackathon e workshop possono aiutare i dipendenti a instaurare relazioni più profonde e conoscersi meglio. Inoltre, qualche accorgimento nell’arredamento può essere efficace: aggiungere scaffali, piccoli tavoli e zone che stimolano una discussione più intima può agevolare l’interazione e alla lunga ha un profondo impatto sui risultati aziendali.

Alla ricerca targata Harvard si aggiungono i numeri di una statistica commissionata dalla startup newyorkese Room (nata nel 2017, lo scorso anno ha preso 2 milioni di dollari da Slow Ventures) per dimostrare come gli open space remino contro la produttività. Dal sondaggio è emerso che il 62% dei lavoratori americani vorrebbe lavorare in una postazione chiusa, uno su tre si reca in un posto riservato (come un armadio o nel bagno) per fare telefonate, e uno su 5 (il 20%) ha dichiarato di trovare difficile portare a termine il suo lavoro per le continue distrazioni. 

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