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Come far ripartire gli eventi aziendali: gli esperimenti di Singapore

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Come la maggior parte delle altre attività economiche, e come nel resto del mondo, anche eventi B2B come riunioni, convegni, mostre e fiere sono stati sospesi a Singapore da marzo 2020. Con la ripresa delle attività economiche nella Città-Stato, il Singapore Tourism Board però si sta attivando per una ripresa di eventi che fanno incontrare, decine, centinaia o migliaia di imprese, appuntamenti fondamentali per l’economia di uno dei maggiori centri economici dell’Asia.

 

Per ora è stato quindi sviluppato un modello di gestione del rischio per eventi aziendali fino a 50 partecipanti, basato su misure di gestione per la sicurezza dei partecipanti e testato con due ‘eventi pilota’ prima di passare gradualmente ad altri eventi. Gli organizzatori degli eventi devono raggiungere cinque risultati chiave:

 

– Monitoraggio delle infezioni in ogni fase del viaggio dei partecipanti all’evento (da prima a dopo l’evento).

– Limitazione degli ingressi.

– Rispetto delle distanze sociale dei partecipanti.

– Garanzia di una location sicura e pulita.

– Preparazione alle emergenze relative al Covid-19.

 

Il modello è stato creato in consultazione col l’industria Mice (ovvero Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions), e allineato alle pratiche internazionali. Nasce dalle riflessioni e dalle lezioni apprese negli ultimi mesi, quando le aziende del settore Mice di Singapore hanno concettualizzato e ripensato come potrebbe essere un evento sicuro.

 

Oltre ad adottare pratiche in materia di sicurezza, igiene e sanificazione, le aziende del settore Mice di Singapore hanno anche sperimentato soluzioni digitali innovative, come l’utilizzo della tecnologia a supporto della creazione di eventi aziendali virtuali e ibridi. Uno di questi eventi è stato l’International Dental Exhibition and Meeting (Idem), che ha trasformato la fiera in un evento completamente virtuale già a giugno 2020. Con una conferenza digitale e una mostra, che ha attirato quasi 4.000 partecipanti, con oltre 300 espositori marchi provenienti da oltre 50 paesi.

 

I formati ibridi, con un mix di interazioni faccia a faccia e virtuali, saranno probabilmente la normalità per gli eventi aziendali del prossimo futuro. Per preparare questa transizione, il Safe Business Event Framework ideato da Stb sarà applicato a due potenziali eventi ‘ibridi’, ovvero la Conferenza Internazionale Ieee 2020 sull’elettromagnetismo computazionale (24-26 agosto 2020) e il Forum Virtuale Asia Pacific MedTech 2020 (24 settembre 2020).

 

Ogni evento sarà caratterizzato da un massimo di 50 partecipanti in loco e oltre 1.000 partecipanti virtuali ad entrambi gli eventi. Shen Zhongxiang, copresidente generale della Conferenza internazionale Ieee del 2020 sull’elettromagnetismo computazionale, ha detto che “abbiamo scelto di continuare la nostra conferenza a Singapore per via della solida esperienza del Paese nell’organizzazione di eventi aziendali di qualità. Siamo assolutamente fiduciosi che le autorità di Singapore e il nostro partner della sede adotteranno misure rigorose per aiutarci a offrire un evento sicuro per i nostri partecipanti”.

 

Per fornire ulteriori indicazioni alle attività Mice, il Singapore Tourism Board ed Enterprise Singapore stanno collaborando con la Singapore Association of Convention and Exhibition Organisers and Suppliers (Saceos), l’associazione che riunisce organizzatori e addetti ai lavori di convention ed esposizioni per formulare le linee guida da seguire nell’organizzazione di eventi B2B nell’ottica di una ripresa sicura e sostenibile (Industry Resilience Roadmap).

 

Questa partnership pubblico-privata, secondo i protagonisti, è incentrata su tre obiettivi strategici: stabilire gli standard migliori della categoria per le nuove misure di sicurezza degli eventi, creare modelli di business agili con un focus sulle capacità digitali e sviluppare percorsi di sviluppo professionale nel mondo post-Covid-19. Per Keith Tan, Chief Executive del Singapore Tourism Board, “il settore degli eventi commerciali di Singapore ha mostrato una grande resistenza in questo periodo difficile, e siamo grati per la loro capacità di innovazione e adattabilità. Anche se il Covid-19 ha gravemente sconvolto il settore, sono fiducioso che Singapore sarà all’avanguardia nel ripensare a come potrebbe essere un evento di business sicuro e di alta qualità”.

 

Per Aloysius Arlando, presidente di Saceos, “in questo momento, la nostra industria si trova a un bivio strategico, e mi rincuora il fatto che molti dei nostri membri e operatori del settore abbiano sfruttato questa crisi come un’opportunità per innovare e migliorare le proprie competenze. Stiamo adottando un approccio di tutto il settore per stabilire standard operativi sicuri e business resilienti”.

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